REFRESH XL – CONDITIONS GENERALES DE VENTES – CATERING MUNDO

Version applicable à compter du 12/09/2025. Toute commande passée à partir de cette date est soumise aux présentes conditions.

🔹PARTIE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET ACCEPTATION DES CGV

1.1. Objet des présentes
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) ont pour objet de définir les modalités d’exécution des prestations proposées par Refresh XL (ci-après « le Prestataire ») dans le cadre de son service de catering.

1.2. Nature des prestations
Les services incluent, sans s’y limiter :

• la fourniture de repas,
• les pauses café/thé,
• les commandes à emporter,
• la livraison de repas
• la vaisselle et l’eau pour les caterings dans le bâtiment Mundo Matonge,
• ainsi que les services supplémentaires proposés en option.

1.3. Portée des CGV
Les présentes CGV s’appliquent à toute commande passée par un client (ci-après « le Client »), qu’il s’agisse d’un événement, d’une réunion professionnelle ou de toute autre occasion.

1.4. Acceptation des conditions
Toute commande implique l’acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV.
Aucune condition particulière ne peut prévaloir sur les présentes, sauf accord exprès et écrit du Prestataire.

1.5. Précédence contractuelle
Les présentes CGV prévalent sur tout échange antérieur, accord verbal ou document émanant du Client, sauf dérogation formelle et écrite acceptée par le Prestataire.

🔹PARTIE 2 – COMMANDES

2.1. Passation des commandes
Les commandes et demandes de devis sont effectuées exclusivement via le formulaire en ligne du Prestataire.
Ce formulaire permet au Client de choisir :

• de passer directement une commande ferme et définitive, ou
• de demander un devis émis à titre de proposition.

 

2.2. Délais de commande
Afin de garantir au mieux la disponibilité et l’acceptation de votre commande, nous invitons nos clients à réserver leurs formules le plus tôt possible. Les commandes passées tardivement peuvent ne pas être acceptées en raison de contraintes de production et de disponibilité.

2.3. Minimum de commande
Les formules lunchs, petits déjeuners, pause-café et apéritifs sont proposées à partir de huit (8) unités minimums par formule sélectionnée.

Les autres produits ou prestations peuvent être commandés sans quantité minimale, sauf indication contraire précisée dans le formulaire ou le devis.

Toute exception reste à l’appréciation du Prestataire.

2.4. Validation de la commande
Toute commande passée via le formulaire est réputée ferme et définitive dès sa réception.
Les devis demandés via le formulaire sont valables sept (7) jours ouvrables et sont réputés caducs passé ce délai.
Leur acceptation doit se faire exclusivement par mail. Elle vaut pour un bon de commande et rend la prestation ferme et définitive. Elle est alors soumise aux conditions de modification et d’annulation de l’article 4.

🔹PARTIE 3 – PRIX ET MODALITÉS DE PAIEMENT

3.1. Prix applicables
Les prix des prestations (repas, pauses café/thé, services supplémentaires, etc.) sont ceux en vigueur au jour de la commande, sauf disposition contraire précisée par écrit ou stipulée dans un devis.

Les prix sont exprimés en euros et HTVA. La TVA applicable est précisée sur chaque devis et facture, conformément à la législation en vigueur.

3.2. Prestations supplémentaires en soirée
Les services supplémentaires fournis lors des événements en soirée, tels que le service au bar, les serveurs ou la mise en place, sont facturés au tarif de quarante-cinq euros 45€ de l’heure par personne, avec un minimum de trois (3) heures.

Il est en outre obligatoire de prévoir une heure avant et une heure après l’événement pour l’installation et la remise en ordre. Ces heures sont incluses dans la prestation et facturées au même tarif.

3.3. Modalités de paiement
Les prestations font l’objet d’une facturation mensuelle.
Les factures sont payables dans un délai de trente (30) jours à compter de leur date d’émission, sauf conditions particulières mentionnées dans le devis ou l’offre acceptée.

3.4. Retard ou défaut de paiement
En cas de non-paiement dans les délais impartis, des pénalités de retard pourront être appliquées, calculées à un taux annuel de dix pour cent sur le montant dû, à compter du jour suivant la date d’échéance.

En cas de non-paiement récurrent ou prolongé, le Prestataire se réserve le droit de suspendre les prestations en cours et de refuser toute nouvelle commande jusqu’au règlement intégral des montants dus.

3.5. Remises et offres promotionnelles
Le Prestataire peut, à sa seule discrétion, accorder des remises ou proposer des offres spéciales soumises à des conditions particulières.
Sauf indication contraire, ces remises sont limitées dans le temps et ne sont pas cumulables entre elles.

🔹PARTIE 4 – ANNULATION ET MODIFICATION

4.1. Modifications de commande
Les demandes de modification doivent être formulées par email et ne prennent effet qu’après confirmation écrite du Prestataire.
Les hausses de quantité ou de service sont acceptées sous réserve de disponibilité et peuvent entraîner une révision du devis initial.
Les baisses de montant sont acceptées dans les limites suivantes, calculées en jours ouvrables, sur le montant HTVA, avant la date de prestation :

Fenêtre avant la prestation	Baisse maximale acceptée
≥ 60 jours ouvrables	25 %
30 à 59 jours ouvrables	20 %
15 à 29 jours ouvrables	15 %
7 à 14 jours ouvrables	10 %
0 à 6 jours ouvrables	0 %

 

Sauf acceptation expresse du Prestataire, aucune dérogation ne sera appliquée à ces seuils.

4.2. Annulation de commande
Toute annulation doit être communiquée par écrit par le client et confirmée par écrit par le Prestataire pour être prise en compte.
En principe, toute commande annulée dans ces conditions est soumise aux mêmes barèmes que ceux mentionnés pour les baisses de montant (article 4.1).
Toutefois, le Prestataire peut, à titre exceptionnel, accorder un remboursement ou une réduction au-delà de ces conditions, en fonction du travail déjà réalisé, des achats engagés et des disponibilités.

4.3. Annulation ou modification par le Prestataire

Le Prestataire se réserve le droit d’annuler ou de modifier une commande en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles rendant l’exécution impossible (ex. : grève, indisponibilité de produits, conditions météorologiques extrêmes, etc.).

En cas d’annulation à son initiative, le Prestataire en informera le Client dans les plus brefs délais. Aucun montant ne sera facturé, et un remboursement intégral sera effectué si un paiement a déjà eu lieu, sauf accord contraire entre les parties.

🔹PARTIE 5 – LIVRAISON ET COLLECTE

5.1. Livraison des plats

Sauf indication contraire, tous nos plats sont livrés froids afin de garantir leur fraîcheur et leur sécurité alimentaire.
Sur demande expresse du Client, certains plats peuvent être livrés préparés pour être réchauffés par le Client. Des instructions de réchauffage sont alors fournies à titre indicatif.

Après livraison, le Client est seul responsable :

• de la conservation adéquate des plats (ex. respect de la chaîne du froid),
• du réchauffage dans des conditions d’hygiène appropriées,
• et du respect des délais de consommation indiqués.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable en cas de non-respect de ces consignes.

 

5.2. Livraison en journée
Les livraisons sont effectuées entre 10h30 et 16h30, pour des commandes à partir de huit (8) personnes.
Le Prestataire s’engage à livrer dans une fenêtre d’une heure autour de l’horaire demandé. Par exemple, pour une commande prévue à 12h00, la livraison pourra avoir lieu entre 11h00 et 12h00.
La livraison est assurée jusqu’à l’accueil du bâtiment indiqué par le Client. Aucun transport intérieur ni installation sur place ne sont compris, sauf accord écrit contraire.
Les repas sont livrés froids. Aucun service de réchauffement n’est proposé dans le cadre des livraisons classiques.
Aucune vaisselle n’est fournie, sauf mention expresse dans la commande.

5.3. Commandes à emporter
Les commandes à emporter sont possibles entre 8h30 et 16h30, à partir de huit (8) personnes.
Les repas sont à retirer entre 10h30 et 16h30 au point de collecte indiqué par le Prestataire.
Les repas sont fournis froids, sans vaisselle ni matériel de service.

5.4. Service de catering sur place en soirée
Pour les événements organisés entre 17h00 et 22h00, le Prestataire peut assurer un service de catering sur place.
Les repas sont préparés à l’avance et mis à disposition dans des boîtes isothermes à partir de 16h30, généralement dans la cafétéria.
Si nécessaire, des bains-marie sont fournis pour maintenir les plats au chaud ; un temps de chauffe d’environ une 1 heure est requis.
Le matériel est livré en bon état de fonctionnement. Tout dégât non signalé immédiatement pourra être facturé au Client.

5.5. Obligations du Client
Le Client s’engage à assurer la présence d’une personne de contact au lieu de livraison, à l’heure convenue. En cas d’absence, la livraison sera considérée comme effectuée, sans possibilité de réclamation.
Pour les commandes à emporter, le Client est tenu de récupérer les repas dans les horaires fixés. Le Prestataire ne peut garantir la qualité des repas si le retrait est tardif.

🔹PARTIE 6 – RESPONSABILITÉS

6.1. Responsabilité du Prestataire
Le Prestataire s’engage à fournir les prestations commandées conformément aux informations indiquées dans le formulaire ou le devis accepté.
Il mettra tout en œuvre pour respecter les délais convenus pour la livraison ou la mise à disposition du service. Toutefois, il ne pourra être tenu responsable des retards ou empêchements liés à des événements indépendants de sa volonté (ex. : conditions météorologiques extrêmes, grève, incident technique, etc.).
En cas de non-conformité manifeste des services (repas, matériel fourni, etc.), le Client doit en informer le Prestataire par mail dans un délai de vingt-quatre (24) heures après réception. Une solution amiable (remplacement, avoir, ou remboursement partiel) pourra être proposée après vérification.

6.2. Responsabilité du Client
Le Client est seul responsable des informations fournies lors de la commande (adresse, nombre de personnes, choix des prestations, etc.). Toute erreur entraînant une livraison incomplète ou inexacte sera à sa charge.
Le Client s’engage à respecter les consignes relatives à l’utilisation du matériel mis à disposition (bains-marie, vaisselle, chariots, etc.) et à restituer celui-ci dans un état équivalent. En cas de non-respect, des frais de nettoyage ou de réparation pourront être facturés.
Le Client doit également garantir l’accès au lieu de livraison aux horaires convenus. En cas d’inaccessibilité ou d’absence injustifiée, la prestation sera considérée comme réalisée.

6.3. Limitation de responsabilité
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des conséquences d’une mauvaise conservation, manipulation ou consommation des produits après livraison.
Toute altération de la qualité des repas due à un stockage inadéquat (température, exposition, etc.) relève de la responsabilité du Client.
En cas de dommage matériel ou dégradation sur le lieu de l’événement imputable au Client ou à ses invités, le Prestataire pourra réclamer réparation ou indemnisation.

6.4. Force majeure
Le Prestataire ne pourra être tenu pour responsable de l’inexécution totale ou partielle de ses obligations si celle-ci résulte d’un événement de force majeure.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure : grève, incendie, inondation, épidémie, crise sanitaire, pénurie de matières premières ou tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur rendant impossible la prestation.

🔹PARTIE 7 – SERVICES SUPPLÉMENTAIRES

7.1. Nature des services
Le Prestataire propose, pour les événements en soirée, une gamme de services complémentaires comprenant notamment :

• la mise en place du matériel (tables, couverts, assiettes, etc.) ;
• le service au bar (préparation et distribution de boissons) ;
• un service à table ou d’accompagnement assuré par du personnel.

Ces prestations sont facturées au tarif de quarante-cinq euros (45 €) de l’heure par personne, avec un minimum de trois (3) heures de présence par intervenant.
À titre indicatif, un ratio d’une (1) personne pour vingt (20) convives est appliqué, mais ce ratio peut être ajusté selon les besoins spécifiques de l’événement.

7.2. Conditions de disponibilité
Ces services sont disponibles uniquement pour les événements organisés en soirée, du lundi au vendredi.
Ils doivent faire l’objet d’une réservation distincte, au moins deux (2) semaines avant la date prévue de l’événement.
Aucun service supplémentaire ne sera assuré les week-ends ou jours fériés, sauf accord exprès et écrit du Prestataire.

Le Prestataire se réserve le droit de refuser la fourniture de ces services si la demande est formulée hors délai ou si les ressources humaines nécessaires ne sont pas disponibles.

7.3. Modalités de facturation
Les heures de service sont facturées en supplément des repas, et intégrées à la facture mensuelle globale.
Tout dépassement au-delà des trois (3) heures initialement prévues sera facturé par tranches horaires entières, sur base du tarif convenu par intervenant.
Les horaires de début et de fin de prestation seront précisés par le Prestataire.

7.4. Obligations du Client
Le Client est tenu d’indiquer, au moment de la commande, l’ensemble de ses besoins en matière de mise en place, de service ou de bar, afin que le Prestataire puisse organiser les moyens nécessaires.

🔹PARTIE 8 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

8.1. Titularité des droits
Tous les éléments, matériels ou immatériels, fournis par le Prestataire dans le cadre de ses prestations sont protégés par des droits de propriété intellectuelle et restent sa propriété exclusive.
Cela comprend notamment, sans que cette liste soit limitative : menus, supports de communication, visuels, documents, éléments graphiques, logos, marques, photographies, et contenus numériques.

8.2. Restrictions d’usage
Le Client s’interdit de reproduire, copier, diffuser, modifier, ou exploiter tout ou partie des éléments protégés sans autorisation écrite préalable et expresse du Prestataire.
Toute utilisation non autorisée de ces contenus constitue une atteinte aux droits du Prestataire et pourra donner lieu à des poursuites civiles ou pénales.

8.3. Marque et signes distinctifs
L’usage du nom commercial, du logo ou de tout autre signe distinctif de Refresh XL ou de ses services ne peut être effectué sans l’accord écrit et préalable du Prestataire.
Le non-respect de cette interdiction pourra entraîner une mise en cause de la responsabilité du Client et une demande de réparation du préjudice subi.

🔹PARTIE 9 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

9.1. Collecte des données
Dans le cadre de ses activités, le Prestataire est amené à collecter des données à caractère personnel concernant le Client.
Ces données peuvent inclure, notamment : le nom, le prénom, l’adresse email, le numéro de téléphone, l’adresse de livraison, ainsi que toute information nécessaire au traitement de la commande et à la facturation.

9.2. Finalité du traitement
Les données collectées sont utilisées exclusivement pour :

• le traitement et le suivi des commandes,
• la gestion des livraisons et des services associés,
• la communication avec le Client,
• l’établissement des devis et factures.

Ces données ne sont ni cédées, ni vendues à des tiers. Elles peuvent toutefois être transmises à des sous-traitants ou prestataires impliqués dans l’exécution du service (ex. : transporteurs), dans le respect du principe de minimisation des données.

9.3. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale, augmentée des délais légaux applicables (ex. : obligations comptables ou fiscales).

9.4. Droits du Client
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le Client dispose des droits suivants :

• droit d’accès à ses données personnelles,
• droit de rectification ou de mise à jour,
• droit d’opposition, de limitation ou de suppression dans les cas prévus par la loi.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment, en adressant une demande écrite au Prestataire, par courrier ou par email.

9.5. Sécurité des données
Le Prestataire met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données personnelles traitées.
Il s’engage à prévenir tout accès non autorisé, toute divulgation non désirée, ou toute altération des données collectées.

🔹PARTIE 10 – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

10.1. Droit applicable
Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) sont régies par le droit belge.
Elles sont rédigées en langue française, qui fait foi en cas de divergence d’interprétation.

10.2. Règlement des litiges
En cas de différend relatif à l’interprétation, l’exécution ou la validité des présentes CGV, les parties s’efforceront de rechercher une solution amiable, notamment par voie de médiation ou de négociation directe.

10.3. Juridiction compétente
À défaut d’accord amiable, tout litige relèvera de la compétence exclusive des juridictions du ressort du siège social du Prestataire, sauf disposition légale impérative contraire.

10.4 Langue applicable
Les présentes Conditions Générales de Vente sont rédigées en français, qui fait foi en cas de divergence d’interprétation.
Toute traduction est fournie à titre informatif uniquement.